所謂“痕跡管理”可以分為二個部分：一是做任何事情都要有文字記錄；二是在現(xiàn)場要留下管理“痕跡”。

　　一

　　健全各項記錄表格

　　我們物業(yè)服務人員整天忙忙碌碌，要是沒有做好記錄，日復一日、年復一年也不知道我們究竟做了些什么事情，日常管理記錄表格可以將我們的管理“痕跡”記錄下來；另一方面健全各項管理記錄和表格也是為了發(fā)生事故后便于追溯，找出事故責任人和防止同樣事故的再次發(fā)生，也是作為規(guī)避責任與風險的一種自我證明方式。

　　常用的必要記錄表格有下面幾種類型：

　　1、驗收記錄

　　各類設施設備交接驗收記錄表格，包括鑰匙的移交清單等。設備驗收時存在的問題記錄在相應的《工程缺陷》表格中，并經(jīng)施工方和業(yè)主方確認，以便整改以后的再驗收或者設備出現(xiàn)故障時的責任追究。

　　2、運行記錄

　　運行記錄可以分為項目的運行記錄和設備的運行記錄二部分。項目運行記錄包括如《業(yè)主（或租戶）的入戶登記表》、《業(yè)主（或租戶）用電記錄表》、《客戶信息受理記錄》、《現(xiàn)場施工人員登記表》等等除設備運行以外的記錄表。設備運行記錄包括物業(yè)設施設備在運行中的正?；虍惓?，各類表計的讀數(shù)記錄表格等。如：《變電所值班運行記錄》、《空調(diào)機房值班運行記錄》、《中央控制室值班運行記錄》、《突發(fā)事件記錄及處理結果》等。

　　3、巡檢記錄

　　隨著新項目越來越多自動化、智能化設備的應用，很多的設施設備處于自動運行、無人值守的狀態(tài)，這就需要我們加強巡檢，提早發(fā)現(xiàn)故障苗頭、及時解決故障問題。如：《水泵房巡檢記錄》、《消防設備巡檢記錄》、《電梯日常巡視記錄表》等等。

　　4、訪客登記

　　建立訪客登記制度，對進入本物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)的訪客實施有效的管理和服務。關鍵和重要部位都應該設有《來訪人員登記錄》，如：服務前臺、配電房、中央控制室等。

　　5、工作日志

　　各個部門（每個管理員）都要建立部門（自己）的《工作日志》，把這一天完成的主要工作，成績和存在的問題等記錄在案。把設備驗收記錄、運行記錄、巡檢記錄和訪客登記以外的事件記錄在《工作日志》之中。

　　6、設備臺賬

　　各項目通過建立臺賬，使得設備的基礎管理、設備使用、維護管理、設備的故障管理、設備的維修管理、設備的安全管理等一目了然，通過我們的管理，以靠近或者實現(xiàn)建筑物所配套的設施的70年使用壽命的目標。

　　二

　　完善現(xiàn)場標識標牌

　　我們的現(xiàn)場管理不只是搞好清潔衛(wèi)生就可以了。曾遇到的一位業(yè)主是這樣說的，在現(xiàn)場不留下管理“痕跡”，有沒有物業(yè)公司管理一個樣，說明你們的物業(yè)管理不到位，我們要做到讓進來本區(qū)域的人一看就知道這里有物業(yè)在進行著有效的管理。要做到這一點其實并不難，這就需要我們完善現(xiàn)場的各類標識標牌。

　　1、制度上墻

　　各部門、各崗位有崗位職責、各設備房有管理制度都要做成標準式樣懸掛在辦公室和相應的設備房內(nèi)。

　　2、設備編號

　　給設備編號并且制成銘牌貼在設備上。如：1AL1-4照明配電箱、高區(qū)1#水泵、3#噴淋泵等等，讓使用者一目了然。

　　3、水管流向

　　生活水、消防水、空調(diào)水主要管路的流向用“↓”表明水的流向。

　　4、運行狀態(tài)標識

　　運行和檢修的設備都要掛上相應的運行狀態(tài)標識，如：“開”、“關”、“常開”、“常閉”、“自動”、“禁止合閘，有人作業(yè)”等等。

　　5、設備管理和衛(wèi)生包干都有責任人

　　設備上和衛(wèi)生包干區(qū)域的責任人上墻（或貼在設備上），并且要落實檢查制度。

　　6、區(qū)域設置警戒線

　　危險地帶用黃黑相間的斑馬線或者隔離欄設置為警戒線，無關人員不得進入警戒線內(nèi)。如變壓器室、高低壓配電柜等。

　　7、進入現(xiàn)場施工人員應佩戴“施工證”

　　進入我們管理區(qū)域的現(xiàn)場的施工人員都應該知道本區(qū)域施工的相關規(guī)定和注意事項，簽訂“施工協(xié)議”，核發(fā)“施工證”，并要求佩戴接收檢查。

　　8、標識和提示語

　　開關、調(diào)節(jié)器等給予標識或者提示。如：“配電室”“請隨手關燈”等等。

　　9、臨時維修指示牌

　　在設施設備進行維?；蛘呔S修過程中，在設備醒目處設置“維保工作進行中”、“維修中”等指示牌，提示用戶本機暫停使用并注意安全。