所謂“痕跡管理”可以分為二個部分：一是做任何事情都要有文字記錄；二是在現(xiàn)場要留下管理“痕跡”。

　　一

　　健全各項記錄表格

　　我們物業(yè)服務(wù)人員整天忙忙碌碌，要是沒有做好記錄，日復(fù)一日、年復(fù)一年也不知道我們究竟做了些什么事情，日常管理記錄表格可以將我們的管理“痕跡”記錄下來；另一方面健全各項管理記錄和表格也是為了發(fā)生事故后便于追溯，找出事故責任人和防止同樣事故的再次發(fā)生，也是作為規(guī)避責任與風險的一種自我證明方式。

　　常用的必要記錄表格有下面幾種類型：

　　1、驗收記錄

　　各類設(shè)施設(shè)備交接驗收記錄表格，包括鑰匙的移交清單等。設(shè)備驗收時存在的問題記錄在相應(yīng)的《工程缺陷》表格中，并經(jīng)施工方和業(yè)主方確認，以便整改以后的再驗收或者設(shè)備出現(xiàn)故障時的責任追究。

　　2、運行記錄

　　運行記錄可以分為項目的運行記錄和設(shè)備的運行記錄二部分。項目運行記錄包括如《業(yè)主（或租戶）的入戶登記表》、《業(yè)主（或租戶）用電記錄表》、《客戶信息受理記錄》、《現(xiàn)場施工人員登記表》等等除設(shè)備運行以外的記錄表。設(shè)備運行記錄包括物業(yè)設(shè)施設(shè)備在運行中的正?；虍惓?，各類表計的讀數(shù)記錄表格等。如：《變電所值班運行記錄》、《空調(diào)機房值班運行記錄》、《中央控制室值班運行記錄》、《突發(fā)事件記錄及處理結(jié)果》等。

　　3、巡檢記錄

　　隨著新項目越來越多自動化、智能化設(shè)備的應(yīng)用，很多的設(shè)施設(shè)備處于自動運行、無人值守的狀態(tài)，這就需要我們加強巡檢，提早發(fā)現(xiàn)故障苗頭、及時解決故障問題。如：《水泵房巡檢記錄》、《消防設(shè)備巡檢記錄》、《電梯日常巡視記錄表》等等。

　　4、訪客登記

　　建立訪客登記制度，對進入本物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)的訪客實施有效的管理和服務(wù)。關(guān)鍵和重要部位都應(yīng)該設(shè)有《來訪人員登記錄》，如：服務(wù)前臺、配電房、中央控制室等。

　　5、工作日志

　　各個部門（每個管理員）都要建立部門（自己）的《工作日志》，把這一天完成的主要工作，成績和存在的問題等記錄在案。把設(shè)備驗收記錄、運行記錄、巡檢記錄和訪客登記以外的事件記錄在《工作日志》之中。

　　6、設(shè)備臺賬

　　各項目通過建立臺賬，使得設(shè)備的基礎(chǔ)管理、設(shè)備使用、維護管理、設(shè)備的故障管理、設(shè)備的維修管理、設(shè)備的安全管理等一目了然，通過我們的管理，以靠近或者實現(xiàn)建筑物所配套的設(shè)施的70年使用壽命的目標。

　　二

　　完善現(xiàn)場標識標牌

　　我們的現(xiàn)場管理不只是搞好清潔衛(wèi)生就可以了。曾遇到的一位業(yè)主是這樣說的，在現(xiàn)場不留下管理“痕跡”，有沒有物業(yè)公司管理一個樣，說明你們的物業(yè)管理不到位，我們要做到讓進來本區(qū)域的人一看就知道這里有物業(yè)在進行著有效的管理。要做到這一點其實并不難，這就需要我們完善現(xiàn)場的各類標識標牌。

　　1、制度上墻

　　各部門、各崗位有崗位職責、各設(shè)備房有管理制度都要做成標準式樣懸掛在辦公室和相應(yīng)的設(shè)備房內(nèi)。

　　2、設(shè)備編號

　　給設(shè)備編號并且制成銘牌貼在設(shè)備上。如：1AL1-4照明配電箱、高區(qū)1#水泵、3#噴淋泵等等，讓使用者一目了然。

　　3、水管流向

　　生活水、消防水、空調(diào)水主要管路的流向用“↓”表明水的流向。

　　4、運行狀態(tài)標識

　　運行和檢修的設(shè)備都要掛上相應(yīng)的運行狀態(tài)標識，如：“開”、“關(guān)”、“常開”、“常閉”、“自動”、“禁止合閘，有人作業(yè)”等等。

　　5、設(shè)備管理和衛(wèi)生包干都有責任人

　　設(shè)備上和衛(wèi)生包干區(qū)域的責任人上墻（或貼在設(shè)備上），并且要落實檢查制度。

　　6、區(qū)域設(shè)置警戒線

　　危險地帶用黃黑相間的斑馬線或者隔離欄設(shè)置為警戒線，無關(guān)人員不得進入警戒線內(nèi)。如變壓器室、高低壓配電柜等。

　　7、進入現(xiàn)場施工人員應(yīng)佩戴“施工證”

　　進入我們管理區(qū)域的現(xiàn)場的施工人員都應(yīng)該知道本區(qū)域施工的相關(guān)規(guī)定和注意事項，簽訂“施工協(xié)議”，核發(fā)“施工證”，并要求佩戴接收檢查。

　　8、標識和提示語

　　開關(guān)、調(diào)節(jié)器等給予標識或者提示。如：“配電室”“請隨手關(guān)燈”等等。

　　9、臨時維修指示牌

　　在設(shè)施設(shè)備進行維保或者維修過程中，在設(shè)備醒目處設(shè)置“維保工作進行中”、“維修中”等指示牌，提示用戶本機暫停使用并注意安全。